Jak przygotować salę na konferencję i zapewnić odpowiednią akustykę?

Gdy przygotowujemy szkolenie, konferencję, czy też inny duży event dla pracowników lub gości, to w pierwszej kolejności poszukujemy odpowiedniego miejsca, w którym wydarzenie zorganizujemy. Wybór najczęściej pada na salę konferencyjną. Którą wybrać? Co jest najważniejsze w wyborze? Bardzo ważną rolę odgrywa nagłośnienie sali konferencyjnej. Rozwińmy to.

Idealna sala konferencyjna - charakterystyka

Sala konferencyjna jest pewnego rodzaju wizytówką dla firmy. Mowa nawet o tej, która jest wynajmowana w firmie zewnętrznej. To w niej są przecież organizowane wszelkie najważniejsze spotkania oraz wydarzenia. Co więcej, to w niej się odbywają szkolenia, pokazy efektów pracy i statystyk, a także narady i spotkania biznesowe. Powinna być dla wszystkich osób w pełni komfortowa. O czym mowa? Mamy na myśli wyposażenie, siedziska, meble, czy też biurka. Zależeć nam powinno nie tylko na wyposażeniu funkcjonalnym, ale także trzeba pomyśleć o klimatyzacji. Nie bez znaczenia jest nagłośnienie sali konferencyjnej. Akustyka odpowiednia jest tutaj najważniejsza.

Uczestnicy konferencji muszą mieć obowiązkowo dostęp swobodny do toalet. Nie powinny być za bardzo oddalone od sali. Jeśli zaś chodzi o klasę, to zainwestujmy w wynajem sali konferencyjnej rzeczywiście nowoczesnej. Nie powinna przypominać auli uczelnianej z lat osiemdziesiątych. Duże biznesowe spotkania traktować powinny jako inwestycję w przyszłość. Przyszłością są nowoczesne sprzęty oraz nagłośnienie sali konferencyjnej.

Jak przygotować wnętrze na konferencję?

Czy wielkość sali ma w ogóle znaczenie? Jak najbardziej tak. Konferencyjna sala musi być dopasowana do potrzeb firmy, jak i liczby osób, które uczestniczyły będą w spotkaniach. Sala jednak nie powinna być zbyt duża. Przy niewielkiej liczbie uczestników sprawia wrażenie dosyć niekorzystne. Wrażenie niekorzystne sprawia również sala za mała, gdzie zaproszeni goście ledwo się mieszczą. Budzić to może spore skojarzenia z lekceważeniem uczestników spotkania, co po niektórzy z nich mogą się poczuć nieproszeni, a nawet zbędnym balastem.

Zaś jeśli chodzi o wyposażenie, to normą absolutną są praktyczne, jak i wygodne miejsca do siedzenia oraz stoły. Nowoczesne konferencyjne sale są wyposażone w odpowiedni audiowizualny sprzęt. Mowa o ekranie i projektorze, na którym wyświetlać można prezentacje. Projektor wyposażony powinien być w kabel uniwersalny, przy którego pomocą można go połączyć z laptopem.

Odpowiednie nagłośnienie to podstawa

Zaraz przekonamy się o tym, że nagłośnienie sali konferencyjnej jest najważniejsze. W sytuacji, w której w jednym miejscu się zbiera większa liczba osób, powstaje spory hałas oraz zamieszanie. Dużo trudniej prowadzi się grupę w zgodzie z samym planem wydarzenia oraz przekazywać informacje jakiekolwiek. Nie wystarczy na głos coś powiedzieć, ponieważ są bardzo małe szanse, aby ten przekaz dotarł do wszelkich uczestników oraz do tego, aby dla każdego był w stopniu równym zrozumiały. Właśnie dlatego tez nagłośnienie sali konferencyjnej ma spore znacznie w tym, jak uczestnicy ocenią ostatecznie całe to przedsięwzięcie oraz ile wyniosą z niego.

Sala na kilkaset osób nie obejdzie się bez dobrych głośników i mikrofonów. Te elementy są także bardzo ważne nawet podczas mniejszych spotkań. Większość kursów, szkoleń oraz warsztatów, a nawet zebrania działów firmy wymagają zaprezentowania materiałów konkretnych. Mogą być to zdjęcia, filmy, infografiki, czy też prezentacje multimedialne. W takim przypadku dźwięk musi iść w parze z samym obrazem, a więc bez multimedialnego projektora, czy też sporego ekranu niewiele możemy osiągnąć.

Jeśli chodzi o nagłośnienie sali konferencyjnej, to nie ma co oszczędzać. Nic nie może buczeć, klekotać, czy też szumieć. Problemy techniczne nie tylko są dla osoby prowadzącej bardzo stresujące, ale także są odbierane bardzo źle przez osoby zebrane. Co za tym idzie. Potrafią całe wydarzenie zepsuć, czy też mocno jego ocenę obniżyć.

Dobre nagłośnienie sali konferencyjnej przełoży się na sukces tegoż przedsięwzięcia. Każdy uczestnik usłyszy w pełni dokładnie cały przekaz, a po drugie, rozumieją to, co próbuje im się przekazać. Te oba elementy pomagają znacznie wzbudzić oraz także utrzymać uwagę zebranych osób. Do tego rodzą interakcję późniejszą. Wiedza prezentowana na warsztatach, czy też na szkoleniach zostaje przyswojona znacznie lepiej, a do tego zapamiętana i wykorzystania w codziennym życiu. Organizacja spotkań z kiepskim nagłośnieniem jest nie tylko marnotrawstwem czasu, ale także pieniędzy. Warto zerknąć tutaj https://loboslink.pl/ i wybrać dla siebie odpowiedni sprzęt.