Niszczarka dokumentów - parametry, które warto znać przed zakupem

Bez względu na to, jak duża jest nasza firma i w jakiej branży działa, mamy w niej styczność z dokumentami. Nowe przepisy dotyczące tak zwanych danych wrażliwych sprawiają, że nie ma dziś mowy o obchodzeniu się z nimi w sposób nieodpowiedzialny. Wiele z nich należy niszczyć na bieżąco dbając o to, aby proces ten był staranny, a dane – niemożliwe do odtworzenia. Zakup niszczarki staje się więc tak samo konieczny jak zakup podstawowych akcesoriów biurowych. Czy jednak o satysfakcji konsumenckiej będziemy mogli mówić jedynie wtedy, gdy kupimy urządzenie drogie? Na szczęście, to nie cena jest dziś wyznacznikiem jakości niszczarki. 

Niszczarka i jej przeznaczenie

Bez względu na to, czy zainteresuje nas prestiżowa niszczarka HSM, czy też mniej zaawansowany model, przed zakupem musimy zadać sobie pytanie o to, w jaki sposób zamierzamy ją wykorzystywać. Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie niszczarki były urządzeniami przeznaczonymi do pozbywania się papieru, okazuje się jednak, że dziś wiele zmieniło się w tym zakresie. Ochrona danych nie dotyczy przecież jedynie tych z nich, które zostały zapisane na papierze. Za dane wrażliwe uznaje się również te, które znajdują się na nośnikach takich, jak płyta CD albo DVD. 

Oczywiście, możemy zdecydować, że niszczarka będzie niszczyć jedynie dane papierowe, z innymi poradzimy sobie zaś we własnym zakresie. Takie podejście nie ma jednak wiele wspólnego nie tylko z bezpieczeństwem, ale również ze względami praktycznymi. Niszczarka powinna ułatwiać pracę, a trudno mówić o satysfakcji płynącej z niej, gdy musimy dzielić ją na kilka etapów. Warto zwrócić uwagę również na to, że sam papier nie zawsze wygląda tak samo. Jedne dokumenty są laminowane, inne zaś zszywane lub spinane ze sobą. Także takie trudności pojawiające się na drodze do ich zniszczenia dobrze jest najpierw przewidzieć, a potem – znaleźć dla nich rozwiązanie.

Kwestie związane z bezpieczeństwem

Bez względu na to, jaki charakter ma nasza firma, musimy mieć na uwadze to, że pewne dane powinny być niszczone ze starannością większą niż inne. To bardzo ważny parametr, ponownie więc nie sposób jest mówić o nim tak długo, jak długo nie będziemy świadomi tego, jakie są nasze własne potrzeby. Temat jest złożony, przed zakupem dobrze jest jednak wiedzieć, że obecnie mamy do czynienia z przynajmniej kilkoma normami, które definiują to, jaki jest poziom bezpieczeństwa niszczarek. Obecnie za najważniejszą uważa się normę DIN 66399 regulującą wymogi związane z niszczeniem danych. Dzieli ona dokumenty na trzy klasy ochrony i systematyzuje ważność i stopień poufności poszczególnych z nich.

Każda klasa ma, zgodnie ze wspomnianą normą, swoją specyfikę i tak w przypadku klasy pierwszej mamy do czynienia ze standardowymi dokumentami. Klasa druga obejmuje dane poufne o zwiększanej potrzebie ochrony, a klasa trzecia dotyczy tych dokumentów, które wymagają ochrony szczególnie wysokiej. Brak odpowiednio dostosowanej niszczarki może sprawić więc, że osoba zainteresowana ochroną danych, mimo swoich starań, nie będzie działała zgodnie z przepisami.

Gdzie szukać najlepszego rozwiązania?

Niszczarki dokumentów można dziś kupować zarówno w sklepach stacjonarnych, jak i internetowych, trudno przy tym mówić o miejscach mniej oraz bardziej wartościowych z punktu widzenia osób zamawiających tego rodzaju rozwiązania. W każdym przypadku warto jednak przeanalizować zarówno renomę sklepu, jak i informacje na temat ewentualnych usług serwisowych. Ułatwi to podejmowanie adekwatnych działań w przypadku zakupu nietrafionego lub awaryjnego.